Sinds februari 2021 is het bestuur bezig met het aanpassen van onze bestuursdocumenten naar aanleiding van de invoering van de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR). Daarin zijn de volgende stappen voorzien:

1. Deelnemen aan webinars over dit onderwerp. Herman nam deel aan twee Webinars. Daarvan was de tweede georganiseerd voor de doelgroep koren en Harmoniën waarvoor onze bond KBZON een gratis deelname verzorgde. Dit leidde tot een plan van aanpak.
2. Het maken van een voorstel tot herziening van de procedures rond besturen. Herman en Berry hebben in commissie alle bestaande bestuursdocumenten aangehouden tegen de veranderingen als gevolg van de WBTR. Hun voorstel behelsde het vaststellen van de gewenste vorm van de bestuursdocumenten en een uitbreiding tot een totaal van 8 documenten. Die documenten omvatten een coherent verhaal over alle noodzakelijke beschrijvingen van besturen van mannenkoor Orpheus. Hun verhaal is samengevat in het document Bestuursvisie, van waaruit alle andere documenten te benaderen zijn.
   
   Vlak voor de ingang van de wet op 01-07-2021 was hun voorstel klaar en werd aangeboden aan het bestuur.
3. Daarna is het voorstel bestudeerd door alle bestuursleden en hebben zij een unaniem Bestuurlijk voorstel geformuleerd. Het deel van dat voorstel dat vrij aan het bestuur is is toen aangenomen. Het deel van het voorstel dat het huishoudelijk reglement vertegenwoordigd is toen naar de leden toe voorgesteld. NB in dit voorstel zijn twee documenten voorzien die een bestuurlijke aanvulling vormen op de artikelen 005 en 010 van dat reglement. Deze aanvullingen betreffen resp. 'de procedures rond managen van belangenverstrengeling' en  'de procedures rond vergadertechniek en communicatie en beslissingen'.
   
   Dit voorstel is medio december 2021 naar de leden gestuurd. Er is toen een bestuderingstijd afgesproken waarin de leden zich konden verdiepen in deze materie en vragen formuleren over de inhoud.
4. Vandaag is de repetitie begonnen met een Bijzondere ledenvergadering waarin slechts één onderwerp werd behandeld: instemming door de leden met de voorstellen voor Huishoudelijk reglement en hun (nieuwe) bestuurlijke aanvullingen.
   
   Aanwezig: 17 stemgerechtigde zangers (één daarvan kwam net te laat binnen om aan de stemming mee te doen en zijn stem werd genoteerd als onthouding van stemming.
   Uitslag: 16 voor en 1 onthouding.
   Op deze manier is in het eerste kwartaal van 2022 de complete beschrijving van het bestuursproces aangenomen.

Nog te doen zijn:

1. Aanpassen van de Special (aspirant), de introductiekrant van onze vereniging. Een meer leesbare toegang tot de transparantie van onze vereniging, haar leden en haar bestuur. Dit zal met spoed worden opgepakt.
2. Het in lijn brengen van onze statuten. Dit dient voor 01-07-2026 plaats te vinden en het bestuur neemt daarvoor de tijd. Een reservering van de hieraan gepaarde notariskosten is gestart.
3. Aanvang van de vastlegging van de belangen van de bestuursleden, zoals bedoeld in de WBTR en beschreven in bestuurlijke aanvulling op artikel 005 van het huishoudelijke reglement.
   Dit willen wij voor de zomer nog afronden.

Via de volgende link Bestuursvisie is de actieve bestuursvisie te bereiken. En, via die bestuursvisie de totale set aan bestuursdocumenten.

Zoals waarschijnlijk een ieder weet hebben wij als bestuur om diverse redenen in 2021 besloten een Corona-korting van € 5 op de reguliere contributie van € 20 per maand toe te passen. Omdat alle beperkingen met betrekking tot deze pandemie op dit moment zijn opgeheven, heeft het bestuur in de laatste bestuursvergadering besloten om deze korting per 1 juli 2022 te beëindigen.

Concreet betekend dat dat de contributie per 1 juli 2022 weer wordt vastgesteld op € 20 per maand. Voor de leden de per kwartaal of half jaar betalen zijn de bedragen dan: € 45 over de eerste twee kwartalen, € 60 over de laatste twee kwartalen, € 90 over het eerste halfjaar en € 120 over het tweede half jaar. Voor de leden die de volledige contributie over 2022 ad € 180 al hebben betaald betekend dat een nabetaling van € 30.

Als penningmeester verzoek ik de leden die de contributie automatisch laten overboeken dat tijdig te wijzigen. Hartelijke groeten Jan Zijlstra [ red.: het andere nieuwsartikel over nieuwe tarieven is het standaard bericht, dat gebruikt wordt in onze systemen]

Zoals eerder aangekondigd in het Coronaoverzicht in de vorige nieuwsbrief, heeft Orpheus zich opgegeven voor de promotie van amateurcultuur 'Uit&Zo' op het landgoed Willibrordus in Heiloo. Deze promotie valt op Hemelvaartsdag. De eerste dag van het driedaagse evenement 'Willibrordus draait door'.

Wij hebben dan de beschikking over een informatiestand links achter de cultuurkoepel op het terrein. De actie loopt van 11:00 uur 's morgens tot 16:00 uur 's middags. Het zou fijn zijn als de leden willen bijdragen door in te tekenen voor een specifiek uur. Zodat wij dan elk uur een groepje Orpheus-zangers aanwezig hebben voor het onder de aandacht brengen van ons koor aan potentiële zangers. Geef u zich zo spoedig mogelijk op bij Herman en meldt u voor één van de uren 11, 12, 13, 14 of 15.

Hier is een verwijzing naar gedragsafspraken voor Orpheus-bijeenkomsten.
Hier is een overzicht verslagen met verslagen van repetities onder Corona

Update 08 mei 2022
Het leven normaliseert. Qua corona worden steeds meer beperkingen weer ingenomen. Dit lijkt alsof het Covid-virus is verdwenen. Natuurlijk is dat niet zo, net als griep en verkoudheid en vele andere virussen zijn die niet meer weg te krijgen. De huidig acterende variant is, hoewel zeer besmettelijk, met een behoorlijk lagere impact op het ziek worden en de belasting op de ziekenhuizen. Voorlopig zal dit wel flink wat maanden zo blijven. Op die reden zullen wij de reeks mededelingen op deze pagina tot stilstand laten komen en is dit voorlopig de laatste uiting. Tenzij er rond het Corona gebeuren nieuwe ernstige ontwikkelingen gaan ontstaan. En dan her-activeren wij deze column.

Update 05 april 2022

1. We zijn weer terug!
   Dat is toch wel een conclusie die we aan ons eerste officiële concert sinds ruim twee jaar Corona perikelen kunnen verbinden. Het was een zeer gevarieerd programma met toch nog veel zangstijlen. En het klonk goed, Zana heeft de afgelopen twee jaar flink geïnvesteerd in het bereiken van meer muzikaliteit en stijl-variatie. Zana: "De klank van Orpheus is veel beter geworden. Jullie zelfvertrouwen is de afgelopen tijd gegroeid en ook jullie vertrouwen in mijn directie. Jullie begrijpen die ook beter. Dit alles maakt dat ik jullie veel meer in de hand heb en dus ook meer kan doen."
   
   Het publiek was erg enthousiast. Diverse van de leden en ook onze professionals gaven goedkeurende opmerkingen aan ons terug. De losse sfeer en het ogenschijnlijke gemak waarmee het koor stijlwisselingen weergaf werden dan ook geapprecieerd. De kleine drie-akter over digitaal repeteren met Zoom en de (on)mogelijkheden daarbij gaf een vrolijke noot en er werd veel gelachen.
   
   De repetitie van gisteravond omvatte, naast de nabespreking, ook het doorzingen van nummers van de wensenlijst van de leden. Opmerkelijk was de hoge concentratie en aandacht voor directie. Veel nummers werden zeer goed neergezet. Enkele daarvan waren al weer lange tijd niet gezongen. Zana wist echter precies de juiste aanwijzingen te geven om net dat beetje meer aandacht voor uitspraak of zangstijl bij dat nummer op te roepen. Echt een top-repetitie.
   
2. We blijven promoten
   Na de maartactie om nieuwe leden te werven, gaat Orpheus zich ook opgeven van bij het 'landelijk initiatief om de Nederlandse amateurkoorsector flink in de schijnwerpers te zetten'. Dit initiatief wordt gebracht door onze bond de KBZON onder de noemer 'Live samen zingen kan en mag gelukkig weer! En dat is maar goed ook, want zingen is hartstikke gezond: het is goed voor je lijf, het geeft ontspanning en het maakt je vrolijk.'
   Van 14 mei t/m 12 juni 2022 zullen alle deelnemende amateurkoren de deuren wagenwijd open te zetten tijdens deze open koren weken.
   
   Ook gaat Orpheus deelnemen aan 'Willibrordus draait door', het evenement op Hemelvaartsdag 26, vrijdag 27 en zaterdag 28 mei op Landgoed Willibrordus Heiloo. Het evenement zal op de donderdag het Uit&Zo huisvesten. En zo aandacht vragen en geven aan culturele, kunst, educatieve en sportieve verenigingen. Zij presenteren zich met een informatiestand buiten op het Landgoed en/of een optreden in de Strandwal. Ook Orpheus zal hier met een informatiestand aanwezig zijn.

In het aanpassen van de bestuursvisie is de voorlopig laatste stap met betrekking tot de WBTR, het actualiseren van onze aspirant-special aan de wijzigingen op het huishoudelijk reglement, vandaag afgerond. Een einde aan ca. 1 jaar en 3 maanden werk. Voor dit jaar staat alleen nog open het administreren van de belangen van bestuursleden.

Wat daarna nog overblijft voor onze vereniging is het aanpassen van onze statuten. Dit dient voor 1 juli 2026 plaats te vinden en hiervoor neemt het bestuur de tijd.